- Leveren over de grens vraagt net een andere volgorde en andere stukken
- Leg de eisen per afnemer vast in plaats van in een werkinstructie
- Een factuur die niet aan hun administratie voldoet, blijft liggen
Voor bedrijven in deze regio is de Duitse markt vaak dichterbij dan de Randstad. Commercieel is dat een voordeel, administratief vraagt het om aanpassingen die verder gaan dan een vertaalde factuur.
Wat er doorgaans anders is
- Een verplicht referentienummer op de factuur, dat per afnemer anders heet.
- Andere eisen aan de omschrijving van goederen op de vrachtdocumenten.
- Vaak elektronische facturatie in een specifiek formaat, in plaats van een bijlage.
- Afwijkende afspraken over verpakking en over retourstromen van verpakkingsmateriaal.
De referentie is het kritieke punt
Bij grotere Duitse afnemers wordt een factuur zonder correct referentienummer automatisch geweigerd, ongeacht of de levering klopt. Dat is geen onwil maar hoe hun administratie werkt. Door die referentie al bij de order verplicht te stellen, voorkomt u het probleem waar het ontstaat.
Bewijs van vervoer
Voor de btw-behandeling moet u kunnen aantonen dat de goederen Nederland hebben verlaten. Dat bewijs komt binnen bij de expeditie en moet jaren bewaard blijven. Zolang dat in een mailbox zit, heeft u een risico dat pas bij een controle zichtbaar wordt. Koppel het aan de zending en het is er altijd.
De regels horen in het systeem
Al deze punten zijn per land en per afnemer vast te leggen als regel, zodat het systeem bij het aanmaken van de order bepaalt wat er nodig is. Dat maakt uw binnendienst onafhankelijk van de twee mensen die het uit hun hoofd weten, en dat is de winst die op termijn het meeste waard is.
