- Een eerste versie begint rond de 4.500 euro
- De opbrengst zit vooral in minder vragen en kortere doorlooptijd
- Bouw het op bestaande systemen, anders ontstaat een tweede administratie
De vraag wat een klantportaal kost, is lastig te beantwoorden zonder te weten wat erin moet. De vraag wat het oplevert, is beter te beantwoorden, en die is bovendien belangrijker voor de beslissing.
Waar het bedrag in zit
- Toegang en rechten: inloggen, wachtwoordherstel, koppeling aan de juiste relatie.
- De schermen zelf: overzicht, dossier, documenten, facturen.
- De koppeling met uw bestaande systemen, meestal het grootste deel van het werk.
- Beveiliging, vastlegging van inzage en de inrichting van bewaartermijnen.
Wat het oplevert
De meest tastbare opbrengst is minder vragen aan de binnendienst. Bij dienstverleners gaat een aanzienlijk deel van de inkomende telefoontjes en mails over de stand van zaken en over documenten. Dat is precies wat een portaal wegneemt, en dat is te meten door een maand bij te houden waar de vragen over gaan.
De minder zichtbare opbrengst
Er is een tweede effect dat pas na een tijd zichtbaar wordt. Als de klant zelf zijn stukken aanlevert op de plek waar ze horen, komt de informatie compleet binnen en in de juiste vorm. Dat verkort de doorlooptijd van dossiers, en dat is bij dienstverlening vaak meer waard dan de bespaarde telefoontjes.
Wat u niet moet doen
Een portaal bouwen met een eigen gegevensopslag naast uw bestaande systemen. Dan moet er op twee plekken worden bijgehouden en gaat het binnen een half jaar uit elkaar lopen. Het portaal hoort een venster te zijn op wat u al heeft, niet een systeem erbij.
Uitbreiden in fases
Begin met een eerste versie die dossier, documenten en facturen toont. Digitale ondertekening, meldingen bij nieuwe stukken en online betaling bouwt u daarna erbij, telkens als afgebakende fase. Zo staat er binnen enkele weken iets bruikbaars in plaats van na een half jaar iets compleets.
