- Een portaal hoeft geen nieuw systeem te zijn
- Laat het lezen uit wat u al gebruikt, zodat er geen tweede waarheid ontstaat
- Schrijven terug naar de bron vraagt meer aandacht dan lezen
De meest gemaakte fout bij een klantportaal is dat het een eigen gegevensopslag krijgt. Dan moet er op twee plekken worden bijgehouden, en binnen een half jaar lopen die uit elkaar. De klant ziet dan iets anders dan de behandelaar, en dat is erger dan geen portaal hebben.
Lezen is eenvoudig
Gegevens tonen uit een bestaand systeem is meestal goed te doen. De meeste zakelijke pakketten bieden een uitwisseling waarmee dossiergegevens, documenten en facturen opgehaald kunnen worden. Het portaal is dan een venster: het bewaart niets zelf en toont altijd de actuele stand.
Schrijven vraagt meer
- Waar komt een aangeleverd document terecht, en wie krijgt er bericht van?
- Wat gebeurt er als de klant iets aanlevert terwijl het dossier gesloten is?
- Hoe voorkomt u dat een klantwijziging een lopende behandeling doorkruist?
- Wie is verantwoordelijk als het bronsysteem de aanlevering weigert?
Beginnen met lezen
Om die reden beginnen wij vrijwel altijd met een portaal dat alleen toont. Dat is snel te bouwen, levert direct minder telefoontjes op en geeft u de gelegenheid om te zien waar klanten werkelijk behoefte aan hebben. Aanleveren en ondertekenen bouwen wij daarna erbij, met het proces erachter goed doordacht.
Wat als het bronsysteem niets biedt
Er zijn pakketten zonder bruikbare uitwisseling. Dan is een portaal alsnog mogelijk maar duurder, en soms is het verstandiger om die vraag mee te nemen in de afweging over het pakket zelf. Wij zeggen dat eerlijk in plaats van een omweg te bouwen die u jaren blijft kosten.
