- De vraag welke versie de laatste is, kost elke week uren
- Documenten horen een vaste plek te hebben met een zichtbare historie
- Bijlagen in de mail zijn de bron van vrijwel elke versieverwarring
In dienstverlening is het document het product. Een rapport, een advies, een overeenkomst of een aangifte gaat heen en weer tussen behandelaar, collega en klant, en elke ronde levert een nieuwe versie op. Zolang dat per mail gaat, is er geen manier om vast te stellen welke versie de geldende is.
Waarom bestandsnamen niet helpen
Iedereen kent de oplossing met versienummers in de bestandsnaam. Die werkt tot het moment dat twee mensen tegelijk aan hetzelfde stuk werken, of tot iemand een bestand doorstuurt zonder de naam aan te passen. Het is een afspraak zonder handhaving, en afspraken zonder handhaving eroderen.
Wat een vaste plek oplevert
- Er is altijd een actuele versie, en die is voor iedereen dezelfde.
- De historie is opvraagbaar, met wie wat wanneer heeft gewijzigd.
- Er kan niet twee keer tegelijk aan hetzelfde stuk worden gewerkt zonder dat dat zichtbaar is.
- Bij een geschil is aantoonbaar welke versie op welk moment gold.
De klant hoort erbij
Versiebeheer dat stopt bij de kantoorgrens lost het halve probleem op. De verwarring ontstaat juist in het verkeer met de klant. Door de klant het document op te laten halen en aan te laten leveren in het portaal, in plaats van per mail, verdwijnt de belangrijkste bron van misverstanden.
Wat het niet oplost
Als intern niet duidelijk is wie eigenaar is van een stuk, wordt dat in een documentsysteem alleen maar zichtbaarder. Wij bekijken daarom eerst hoe het proces loopt en pas daarna welke ondersteuning daarbij past.
