- Jaarafspraken, staffels en materiaaltoeslagen lopen per klant uiteen
- Leg de regel vast, niet de uitkomst
- Zonder centrale afspraken is geautomatiseerd offreren onmogelijk
In de toelevering is de prijs zelden een getal uit een lijst. Er zijn jaarafspraken, staffels op afnamehoeveelheid, toeslagen die meebewegen met de materiaalprijs en afspraken die ooit met een inkoper zijn gemaakt. Die kennis zit verspreid over contracten, mails en mensen.
Waarom materiaaltoeslagen het lastigst zijn
Bij metaal en kunststof is het gebruikelijk om een deel van de prijs te koppelen aan een materiaalindex. Dat is redelijk voor beide partijen en administratief bewerkelijk, want bij elke offerte en elke order moet met de juiste index op het juiste moment gerekend worden. Handmatig gaat dat mis of het kost te veel tijd.
De regel in het systeem
- Per relatie welke staffels en kortingen gelden, met een geldigheidsperiode.
- Per artikelgroep welke materiaalindex van toepassing is en welk deel van de prijs meebeweegt.
- Welke peildatum geldt: die van de offerte, de order of de levering.
- Wat er gebeurt bij verlopen van een jaarafspraak, want dat mag niet stilzwijgend doorlopen.
De peildatum is het twistpunt
Bijna alle discussies over materiaaltoeslagen gaan over de peildatum. Wie dat niet expliciet vastlegt bij de afspraak, krijgt bij elke prijsstijging een gesprek. Door het als veld in het systeem verplicht te stellen, dwingt u af dat het bij het maken van de afspraak wordt besproken.
Wat het mogelijk maakt
Zodra prijsafspraken als regel vastliggen, wordt offreren aanzienlijk sneller en kan een deel ervan automatisch. Bij bedrijven die veel offertes uitbrengen op vergelijkbare artikelen, is dat vaak het onderdeel dat zich het snelst terugverdient.
