- Bij een terugroepactie telt elk uur dat u eerder weet wat waar ligt
- De keten van grondstof tot aflevering moet vooraf gelegd zijn
- Achteraf reconstrueren is geen alternatief
Een terugroepactie is het moment waarop blijkt of uw registratie deugt. De vraag is simpel: welke afnemers hebben producten ontvangen waarin deze grondstofpartij is verwerkt. Het antwoord moet er binnen uren zijn, want elk uur betekent meer product in omloop en meer schade.
Waarom reconstrueren te lang duurt
Als de inkooppartij in de inkoopadministratie staat, de charge in het productiesysteem en de aflevering in de expeditie, moet iemand die drie met de hand aan elkaar knopen. Bij enkele tientallen orders is dat een dag werk. Bij een producent die dagelijks draait, is het langer dan de tijd die u heeft.
Wat de keten moet kunnen
- Vooruit zoeken vanaf een grondstofpartij: in welke charges is dit verwerkt en waar is dat heen gegaan.
- Achteruit zoeken vanaf een klacht: welke charge is dit en welke partijen zitten erin.
- Deelleveringen apart vastleggen, want daar breekt de keten het vaakst.
- Ook interne verplaatsingen en herverpakking meenemen.
Oefen het een keer
Het meest onderschatte advies is om een terugroepactie een keer te oefenen als er niets aan de hand is. Kies een willekeurige partij van drie maanden geleden en probeer binnen een uur de afnemers te bepalen. Wat u dan tegenkomt, is precies wat u tijdens een echte actie zou tegenkomen, maar dan zonder tijdsdruk.
Wat het kost om dit op orde te hebben
Een eerste fase met ontvangst, batchkoppeling en uitgifte, gekoppeld aan uw bestaande administratie, ligt doorgaans rond de twaalfduizend vijfhonderd euro. Afgezet tegen de kosten van een terugroepactie die te breed wordt uitgevoerd omdat u niet precies weet wat er speelt, is dat een bescheiden bedrag.
