- Een zendingsdossier hoort te ontstaan uit gegevens die er al zijn
- Controle op volledigheid gebeurt voor de vrijgave, niet erna
- Handmatig samenstellen kost uren per zending en levert afkeur op
Toeleveranciers in de hightech leveren zelden alleen een product. Er hoort een dossier bij: meetrapporten, materiaalcertificaten, de gebruikte tekeningversie en soms een verklaring van conformiteit. Bij veel bedrijven wordt dat dossier per zending met de hand samengesteld, en dat kost zowel tijd als betrouwbaarheid.
Waarom handmatig samenstellen misgaat
Wie stukken bij elkaar zoekt uit mappen, mailboxen en meetsoftware, doet dat onder tijdsdruk vlak voor verzending. Dan wordt een oude revisie meegestuurd, ontbreekt er een certificaat of klopt het aantal niet. De afnemer keurt het dossier af, de zending blijft staan en uw levering is te laat om een reden die niets met het product te maken heeft.
Het dossier laten ontstaan
De omkering is eenvoudig van opzet en bewerkelijk in de uitvoering. Elk stuk wordt vastgelegd op het moment dat het ontstaat en gekoppeld aan de order waar het bij hoort. Een meetrapport komt uit de meetsoftware en hangt aan de bewerkingsstap, een certificaat hangt aan de materiaalpartij, de tekeningversie hangt aan de werkorder. Bij verzending is het dossier er dan al.
Controle voor de vrijgave
- Het systeem weet welke stukken deze afnemer voor dit artikel verlangt.
- Ontbreekt er iets, dan kan de zending niet worden vrijgegeven.
- Wat ontbreekt is zichtbaar met naam en toenaam, niet als algemene foutmelding.
- Afwijkingen kunnen bewust worden vrijgegeven, met vastlegging van wie dat deed.
Wat het oplevert
Het samenstellen verdwijnt als handeling en afkeur op documentatiegronden komt niet meer voor. Voor bedrijven die per week tientallen zendingen doen, is dat al snel een halve arbeidsplaats, nog los van de leverbetrouwbaarheid die uw positie bij de afnemer bepaalt.
